ブログ書くのすごい久しぶりになってしまった！1年近く経ってしまった…？
相変わらず社畜しています。ごきげんよう。
業務量もそんなに体感変わっておらず、少し減らしてもらえたかと思いきや別のものが増えて…とか、諸々問題が発生して通常の業務に加えイレギュラー対応を1ヶ月単位でしなきゃ…とか、なんか資格取らなきゃいけなくなって2ヶ月くらい社会人になって初めてというくらい勉強して…とか、なんかいろいろやっておりました。
そんな日々を過ごす中で、前々から「このたくさんのタスクをうまく忘れずに管理できるツールがほしい！」という気持ちでいろいろ試していたことが、結局のところ「そんなにがんばって管理する必要ないかもしれないな、諦めよう！」になってきましたので今回はそのお話を記しておこうと思います。
タイトルの通りなんだけど、シンプルにする、そして諦める＝がんばりすぎないに落ち着いた感じです。
現在のタスク管理のやり方
・毎月の定例業務リストを用意する
月次、週次、あと忘れっぽいのでほぼ毎日やることも一応書いてあるリストです
月次のものは具体的に締切を設定し、月末に一旦翌月の計画を立てて日にち入れておきます
ちなみにExcelで月毎にシート作って毎月コピーして編集
・今日やろうと思っていることをMicrosoft To Doに入れる
定例業務リストを見ながら今日やることを入力します
リスト外の突発業務もここにほいほい入力する
必ず日付を指定する そして1日の終わりには完了か後日へ回すかする
・今日これだけはやって帰りたいもの3つを決める
やることいっぱいすぎてTo Doの「今日の予定」たちは絶対その日のうちに全部はできない
その中でもとりあえずこれができたら満点だのノリで3つ決める
・決めた3つを軸に、かなりざっくりスケジュールを立てる
打ち合わせとか会議とか休憩時間とか固定のもの以外の時間に、やること3つを配置する
このとき業務にかかりそうな所用時間は考えない めちゃくちゃざっくり余裕もって時間枠とってOK
・終礼前にTo Doの残りを振り返り、明日に回すか残業していくかを判断する
To Doの「今日の予定」に残ってるものを後日指定にするか完了させるか
ここで残したままにするとそのタスクは忘れ去られることになるので地味に重要
これだけはやって帰りたかったものが終わってなくても、急を要しなければ気にしないようにする
今はこんな感じに落ち着きました。
あまり先の予定を見てぎちぎちに計画しないようになりました。
仕事忘れないようにするための工夫は、とりあえずMicrosoft To Doへの入力だけにしています。
当日以降に日付指定は絶対することだけ気をつけています。
弱点は、社内ネットワーク内だけでしかこのTo Doは見れないということです。
「あれやらなきゃ」「これやらなきゃ」をすべて一旦To Doに出力することによって頭の中を軽くする意図があるので、まじで脳内に記憶はされていません。
ネット回線にトラブルがあっても詰みますね！
ツール迷子していたころの話
タスク量が多すぎて、忘れごとが出てくるのがこわい！という不安から、様々な仕事の管理方法について考えてきました。正直タスク管理するというタスク、みたいになっていたこともあったかもしれません。
以前の記事でいろいろ試している最中の記録をしていたのですが、その後使ってみたのがStructuredというアプリの有料版。
マルチタスク苦手派向けに、やること整理してその日の予定を一直線に可視化…シングルタスクのほうがやりやすいんだったら、タスクひとつひとつに集中できるように管理すればいいんじゃない？といった発想のツールだと思います。
すっきりしてて見た目が良い。あと、たしかにどうせ複数のこと同時にできないのであれば、あらかじめ予定として組んどいたらいいじゃん、とは思います。タスクの時間割を組むような感じですね。スケジュール管理×タスク管理というか。
きれいに組んだ予定通りに事が進んだ時の気持ちよさったら！
でもこれ、自分の仕事のやり方にはあまり向かなかったです。なぜならやりたい仕事の時間割を組んだとて途中で問い合わせ対応やら電話対応やらが割り込んできて、そちらをまず優先して片付けないといけないから。自分の仕事ひとつに集中、という働き方が実質できないのですよ。
Structuredは基本的に、主に自分単独で仕事をするし、急な割り込みや予定変更が少ない働き方の人向けだなあと思いました。……わたしもそんな働き方をしてみたいものです。
残念ながら日常使いするのは諦めたのですが、Structuredにおもしろい機能がついていて。なんだか最近ではあらゆるツールに当たり前に搭載されてきているっぽい、AI機能ですね。ただStructuredのAI機能は日本語が怪しくて、英語力のないわたしには使いこなせない感じでした。日本語対応してるみたいだけどなんか変、こっちの意図したやりとりがうまくいかない…みたいな。
AIにスケジュール案出させるって面白いかもしれないなあ。使えるのかしら。気づいたらいつのまにか、周りにはチャッピーを使う人が増えてきた頃でした。どうもお願いしたり企画したり提案したり、かしこまった文章を書かせるのに使ってる人が多いらしい。
あれ？会社のMicrosoft 365で使えるCopilotを試しに使ってみたらいいんじゃないの？普通のチャッピーよりセキュリティー的に不安要素少なそうだし…と思い立ちました。
copilotを相棒にしていた日々
会話していろいろ提案してもらうCopilotとのやりとり、一時期めっちゃ試しててこれが結構面白かったし有益でした。
それまでの悩みだった、業務過多ながら日々のタスクをうまくこなしていく術についていろいろと相談したのですよ。
こういう風に考えていて、こういうやり方を試してみた。こんなメリットデメリットがあると感じた、次はどういう手を打ってみたらよいか…みたいな。だらだらと愚痴のように連ねた文章から、わたしの思考の癖、職場の状況を整理してまとめてくれるのがとてもお上手で感心しました。
通常の仕事と同時に資格の勉強をする必要が出てきたときは、これもチャンスと思いそっちの勉強のやり方についても相談してみました。
だんだんわたしの情報を蓄積してきたCopilot、ちょっと真面目に詰め込みすぎなのでは？と言ってくるようになりました。
もう十分がんばってるからいいよ、みたいな感じです。
・潔く優先的にやること絞ってそれができたらOKくらいでよいのでは
・割り切って「今日やること」以外基本的に見なくていいと思う
・休憩は適宜入れたほうがいい、疲労が募ると効率も悪くなってよくない
Copilotとのやりとりを通して、がんばりすぎがかえってよくない、もっと緩くいこうぜという決意をしたのでした。慣れるもので、常に仕事が終わらない焦りや不安や恐れみたいなものも薄くなってきています。仕事への関心自体もますます薄れておりますが…。
やることまだまだ長蛇の列。しかしまあいっか、もう帰ろう〜と思うようになりましたね。
StructuredのAI機能でやろうとしていたスケジュール立ても、Copilotだとスムーズにやりとりできました。
今日の予定はこう、やりたいことはこの3つ、そして「今日のコンディションはこんな感じ」…この最後のやつが結構面白くて、頭がすっきりしていて今日はいろいろ捗る気がする！とか、頭が痛いとか、なんか朝からもやもやしてしんどいとか、状態に合わせてのスケジュール提案してくれるんですよ。
これをずっとやっていると、だんだん自分も学習してきて、Copilotの真似してなんとなくいい感じのスケジュール立てができるようになってきました。今ではCopilotとのやりとりはなくなり、自分でやるようになりました。
もともとMicrosoft365の中で動いているものなので、Microsoftのサービスについて聞くのが一番用途としては使っているかな…毎日ではなくたまにになりましたね。
チャッピーは使ってないので（CopilotのベースはChatGPTではあるのですが）、なんていうか…熱意ややる気は無いんだけどやらなきゃいけないことについて、良い感じで道筋を作って提案してくれるという用途では非常に有用かと思いました。ちょっと笑っちゃう。
AIツールはあくまでツールであって、使うかどうかの判断は人でするんだよ。こういうものなんだなって理解の範囲を広げることはしておいて、どうやって使おうかな、使わなくてもいいかな、ってのは適宜考えつつ使ったらいいよってコパちゃんが言ってた。
うまいこと付き合っていければ面白いよねえ。
仕事のタスク管理、もうがんばりすぎない。
いろいろがんばって、忘れないように、取りこぼしがないようにとひとり格闘してきた時期がわりと長くなってしまったのですが、周りを見ればみんな忘れるし取りこぼしているし、正直自分がその他人のサポート的働きをしていることがあるのにその逆に助けられることってないわと気づいてしまいました。
自分が忘れることより、他人が忘れてることのほうが断然多くってちょっと笑える。
打ち合わせの予定忘れられてることもしばしばで、しかもそれが複数チームで発生しているからみんな時間管理とか業務管理とかどうしてるの？リソースはそれぞれ有限ぞ？と思うだけ無駄な気がしてきて、とりあえず最近は最低限静かに仕事してます…。
Copilotにも言われたように、そんながんばらなくてもいいよね、正直組織の問題もあるし…わたしががんばらなくても、と思うことが増えてきました。気楽にいきましょう。
