仕事のタスク管理、バレットジャーナル風に飽きてツール迷子になっている。

結局、タスク管理は何でやるのが最適なのか、答えを出せずにいます。

そもそもは「仕事用手帳を買う必要が無いのでは？」というところから、バレットジャーナル風にノートに箇条書きでのタスク管理で十分かもしれない、という試みをしていました。

ここから半年くらい経った今、正直飽きてしまっていろんなデジタルツールを試しています。

仕事のタスク管理に飽きるも何も……というご指摘はもっともです。

残念ながら、わたしは根が不真面目な社畜なので、つまんないよりはおもしろいほうが仕事のモチベは上がるタイプなのです。

つまりは、飽きてしまうとやる気が起きない。

しかし、やる気どうこうではなく、タスク管理はせねばです。社畜なので。

そして、仕事のうっかりやり忘れに対してとても、とても恐れを抱いています。ほんとは真面目なんだろうか。

飽きずにしっくり使えるツール、何かないかな〜ということで、1ヶ月単位で試していてまだこれ！と決めきれていない現状です。

実は今までも何度もお試しを繰り返しては手帳に戻ってきていたのですが……はたして自分に合うものは見つかるのでしょうか。

この記事は、めんどくさがりのわたしが、最近使ってみたタスク管理ツールについての記録です。
雑です。

バレットジャーナル風ノート管理に飽きたきっかけ

わたしは定常業務があるなかで、都度いろいろな依頼も別に発生して、うまく調整をしながらすべてのタスクを片付けていく、というような仕事の仕方をしています。

自分にとってはやることが多すぎて、きちんと整理し、管理しないと忘れてしまうと思っているんですね。

それで自分なりにタスク管理をしています。やることそのものと、締め切りの管理です。

バレットジャーナル風の管理方法では、毎日やることをノートに箇条書きしていきます。

今日絶対にやることと、できれば今日やってしまいたいこと。

その日の朝に一応書くのですが、そのまま予定通りにできるものもあれば、できないものもあるし、日中追加されるものもある。

できなかったことは、次の日に延期です。わたしは延期するタスクには「→」を書いてました。

次の日の朝には、昨日書いたことと同じ内容をいくつか、また書く。

これはわたしがぽんこつだからかもしれないのですが、今日もこれできなかった、また明日か、これ最終的に間に合うかな？の繰り返しでなんだか疲れてきちゃったのですよ。

それが毎日「手で書く」という行為によって余計にしんどさが増してくるというか。もともと綺麗ではない字が、どんどん汚くなっていく。

するとそのうち「書くのがめんどくさい……」と思うようになってしまいました！

これは、飽きてしまっているぞ！と思ったのはこのときです。ノート2冊目に入ってしばらくした頃でした。

お高い手帳を買っていた時期も、タスクを手書きしていたのは同じだったのでした。

以前から続けていた「手でタスクを書く」こと自体に、疲れて面倒になって、飽きてきてしまったのです。

同じような内容を繰り返し書くのが疲れる！ということならデジタルツールのほうが良いのでは？コピペができるし。

以前にもデジタルツールはいろいろ試したことあるのですが……久しぶりに改めてどんなもんかな、ということでチャレンジ！

シンプルで普通に使いやすかった　Microsoft To Do（Web版）

まずは会社でMicrosoft 365が導入されていたので、その中のツールのひとつであるTo Doを試しに使ってみることにしました。

よく考えたら、よかったところは大半のこういったツールには備わっている機能なのかもしれません。

一度設定すれば定常業務なんかは勝手に繰り返し出てくるのも便利で、特に日次週次でやってる仕事については楽だなと思いました。

微妙だったところは正直「強いて言えば」です。

いつからいつまでと幅を持たせて設定できたら便利だなあとはぼんやり思うくらい。

仕事をしているそのときにしか確認できないのも、実際確認したいタイミングもないので別段困ったわけではありませんでした。

あれ、もうこれでいいんじゃね？

カンバン方式を使いこなせる頭が欲しい　Jooto（無料版）

Microsoft To Doは、ちゃんと使ったことがなかったので試してみたのですよ。

Jootoは随分前に使ったことがあった上で、今回改めて使ってみました。

Jootoはいわゆる「カンバン方式」で自由度が高め。

タスクのカードをほいほい作りまして、今回は「今日やること」「やることリスト」「完了したこと」「予定メモ」の4つの領域に分けて、状況によってカードをドラッグで行き来する、という方法で運用してみました。

現在の進捗状況がぱっと見わかるような使い方でしょうか。

ちなみに「予定メモ」は、タスクではなくスケジュールというか、会議とか打ち合わせとかの予定自体が目に入るようしてみただけ。

工夫次第でどんな使い方もできそう！なところが逆に難しくてなんだかしっくり来ないというか。

その最たる要因は、そもそものカンバン方式スタイルかもしれないなと思いました。

自分でちゃんと決めなきゃいけないんだ、使い方をさ……。

視覚的に理解しやすいという意味でもカンバン方式っていいよね！と言われているような気がするのですが、わたしの場合、一行ずつのリスト形式のほうがパッと目に入る量が多くて見やすいと気づきました。

カンバン方式は、付箋を縦に貼っていく感じというのかな……たくさん縦にスクロールしないと見えないタスクが多いし探しづらいしもれそう。

そしてタスクの繰り返し設定ができないのが、To Doのあとに使うとめちゃくちゃ不便でした。

繰り返し設定の代わりに、複製ができるよ！とのことなのですが、設定しておけば勝手に複製されるのと自力で複製されるのはさ……工数が違うからさ……。

ただこの複製のおかげでわかりやすく使えたのが、「完了したこと」リストです。

To Doでは完了したタスクどこ行った？って感じなのですが、Jootoでは「完了したこと」に入れた今月やったことを、まるっと保管しておけるイメージで振り返りがしやすい。

To Doも完了したタスク探しにいけばあるけどね！

そしてJootoは、いつからいつまでの設定ができるのが好き！
そう、好きなんだけど……。

わたしが取ったやり方の問題でもあるのですが、「やることリスト」から自分で今日やることを探し出して、手動で「今日やること」に動かさないといけないのがさ……。
締切日で判断じゃなくて着手日で判断しなきゃいけないとなると頭使うよね……。

とりあえず進行中ではない「いつから」が過ぎているやつを手動で移すのでした。

ガントチャートで見るとさらに進捗状況もわかりやすいし、ガントチャート使いたい人にはいいですよね。

なお、わたしはガントチャート一切見てませんでした。

チームで使うと活きるよねきっと。すみません、孤独に仕事してます。

iCloud版では機能不足だった　Apple リマインダー

iPhoneユーザーなのでApple純正のリマインダーも使ってみました。

しかし3日くらいで使うのをやめた。さすがに諦めるの早すぎたか。

基本的にパソコン仕事なので、パソコン上で管理をしたかったのです。

となると、会社のパソコンにアプリ版ダウンロードはちょっと憚られて、ブラウザでiCloud版を使おうとしました。

するとまず、タスク作成からつまずきました。

タスク作成はできる。しかし、詳細設定がほとんどできない。

めんどくさくなってタスク作成はiPhoneでやってみたのですが、これはこれでめんどくさかった。

小さい画面でぽちぽちぽちぽち設定するのがめんどくさかった。

不思議だよね、スケジュール管理は全然スマホでもできているのに。純正カレンダー使ってます。

家のパソコンでアプリ版を確認したら、スマホでやるのとあまり変わりない機能っぽかったです。

こっちはよいかも。

タスク管理ツール探しの旅はつづく

とまあ、ころころ使うものを変えてみてまだこれ！というものに決めていないという感じです。

いろいろ試しながら、スケジュール管理とタスク管理の違いについて改めて考えてみたり。

自分にとってはどういう方法が使いやすいのかがわかって、それをいいとこ取りできるような夢のツールがあったらいいのにと想像したり。

いろんなツールを調べて試すの自体も楽しくて若干ハマっていることに気づき、おい、仕事しろよと思ったり。

長くなりそうなので、次に試しているやつについてはまた今度書くことにいたします。

いやしかし、こんなにあっぷあっぷする仕事量、そもそも減らしたい！笑

現在一番の気づきは、タスクが多すぎるんじゃないか、ということです。どうにかならんのか。